Door Cas Peeters op 25 mei 2018

Als projectmanager zoek je continu het evenwicht tussen het halen van deadlines, belasting van medewerkers en de tevredenheid van de klant. Alleen als echt sterke projectmanager kun je boven het “you can only pick two”-niveau uitstijgen. EY-Parthenon heeft de Young Advisory Group getraind in deze project management skills. Deze blog geeft een aantal handvatten waarmee ook jij die sterke projectmanager kunt worden.

Structuur van het project

Een logic tree helpt bij het structureren van een probleem in behapbare onderdelen. Je begint bij het hoofdprobleem en splitst deze op in issues die volledig onafhankelijk van elkaar zijn. Deze problemen splits je, mocht het nodig zijn, nogmaals op in zogenoemde sub-issues. Het formuleren van het hoofdprobleem, issues en sub-issues kan op twee manieren: Issue-gedreven of Hypothese-gedreven.

Bij een issue-gedreven logic tree deel je de problemen op in vragen waarop het antwoord ‘ja’ of ‘nee’ kan zijn. Bij een hypothese-gedreven logic tree gebruik je hypotheses voor het verdelen van de problemen. Houd goed in de gaten dat je consistent blijft in je methode.

Maar, welke methode is dan het beste? Dat hangt af van je eigen kennisniveau over het onderwerp en de focus van het project. Als je met weinig specialistische kennis begrip wilt krijgen van de situatie, is een issue-gedreven aanpak passend. Zodra je al denkt te weten wat de uitkomst of oplossing zal zijn, is een hypothese-gedreven aanpak het meest geschikt.

Werkplan

Nadat je jouw hoofdprobleem hebt uitgesplitst in issues en sub-issues, is het tijd voor een bijpassend werkplan. Hierin beschrijf je per sub-issue welke analyses benodigd zijn, welke data hiervoor nodig is, de deadline en de prioriteit. Als het project in teams wordt uitgevoerd, wordt zeker aangeraden om ook de verwachte duur voor 80% voltooiing en de verwachte duur tot 95% voltooiing aan te geven. Op basis van dit werkplan kun je afhankelijkheden van derden opmerken, tijdsintensieve werkzaamheden inschatten en dus een aantal risico’s van het project aankaarten.

Tips

Wees concreet en volledig bij het opstellen van de analyses in je werkplan.

Maak gebruik van de 80-20 regel bij het opstellen van analyses. Probeer 80% van het werk zo snel mogelijk af te ronden.

Zorg voor commitment van de klant op essentiële, langdurige of risicovolle onderdelen van je werkplan.

Verhaallijn van het project

Nu het project perfect is gestructureerd, kunnen de analyses uitgevoerd, vragen beantwoord en hypotheses onderbouwd worden. Gedurende het project worden steeds meer feiten verzameld die in de vorm van hypotheses neergezet kunnen worden. Deze hypotheses gaan jou met het volgende stappenplan helpen bij het structureren van verder onderzoek en bij het opstellen van de “core message”.

Stap 1: Schrijf de hypotheses van jouw project uit. Het abstractieniveau maakt op dit moment nog niet uit.

Stap 2: Probeer tussen deze hypotheses verbanden te leggen. Dit kan heel eenvoudig door de “So What?”-vraag te stellen. Een voorbeeld: “De auto-industrie is zeer verzadigd en de initiële investeringen zijn hoog.” –> “Starten als nieuwe autofabrikant heeft een kleine kans van slagen.” –> “Investeren in een bestaande autofabrikant is hoogstwaarschijnlijk verstandiger.”

Stap 3: Door de hypotheses op deze manier te verbinden, ontstaat er een piramidestructuur met bovenaan de core message waar al jouw hypotheses onder vallen.

Stap 4: Gebruik deze core message in de management samenvatting of presentatie om de volledige boodschap met een zo’n groot mogelijke impact over te brengen.

Het structureren van een project en het opstellen van een verhaallijn vergt enige ervaring. Juist een reden om deze punten bij jouw volgende project mee te nemen. Moet je afstuderen, een project opleveren of een complexe presentatie geven? Gebruik dan bovenstaande punten eens. Het werkt echt.

 

Cas Peeters
Door Cas Peeters op 25 mei 2018

“ Dit kan toch twee keer zo snel?” zo stond Cas al op jonge leeftijd in het leven. Gedurende zijn studie Technische Bedrijfskunde is dit credo uitgegroeid tot: “een leven lang verbeteren is een leven waard leven”. Zijn bedrijfskundige achtergrond verrijkt hij met bèta skills als programmeren en algoritmes. Ondanks de positieve werkervaringen heeft Cas besloten de master Business Information Systems te volgen, voordat hij volledig in het bedrijfsleven duikt. Het adagium “Dit kan toch twee keer zo snel” is iets minder handig, maar geldt ook voor de hobby’s van Cas zoals snowboarden, auto’s en motoren. Daarnaast probeert Cas de juiste snaar te raken op gitaar en piano. Al met al staat Cas bekend als een enthousiaste (cre)actieveling die klaar is voor elke uitdaging, hoe technischer hoe beter. Kan niet bestaat niet.